Obchodní podmínky

provozování zasedacích místností č. 108, 205, 206 v objektu Akademie věd ČR Národní 3, Praha 1

1. Odpovědný zástupce organizátora akce si vyzvedne v recepci proti podpisu klíč od příslušné zasedací místnosti. Po ukončení akce klíč opět osobně vrátí proti podpisu.

2. Odpovědný zástupce organizátora předá do recepce 24 hodin před zahájením akce, nejpozději však při vyzvedávání příslušného klíče, jmenný seznam účastníků akce, pokud jsou jejich mu jména známa.

3. Zástupce organizátora u akce s počtem účastníků nad 15 osob vždy aktivně spolupracuje s pracovníky ostrahy v recepci při vstupu účastníků do budovy, ať už při kontrole a evidenci osob dle jmenného seznamu či při jejich nasměrování k příslušné zasedací místnosti. Doba účasti zástupce v recepci je dána na zvážení organizátora, nejméně však 30 min před plánovaným zahájením a 15 min po zahájení akce a v případě přerušení akce na občerstvení, kdy je předpoklad, že návštěvnicí opustí budovu. Při vícedenních akcích platí tato povinnost pro každý den.

4. Organizátor akce dále ručí v zasedacích místnostech za dodržování těchto zásad:
a) z hlediska požární ochrany
- zákaz manipulace s otevřeným ohněm
- zákaz provádět jakoukoliv manipulaci či zásahy do AV techniky
- zákaz kouření.
b) z hlediska bezpečnosti práce
- nepřekračovat kapacitu místnosti nadměrným počtem osob a provést všechna
potřebná bezpečnostní opatření, aby nedošlo k úrazu
c) zajistí během akce, že budou mobilní telefony vypnuty.

5. Organizátor akce zajistí, aby před akcí a ani v jejím průběhu nebyly v ostatních prostorách objektu vylepovány propagačními materiály, směrovky, apod. V případě potřeby rozmístění takových materiálů, bude tato skutečnost projednána s techniky OAT SSČ AV ČR, v. v. i., kteří vymezí prostor pro jejich rozmístění.

6. Povoz šatny zajišťuje organizátor akce a plně odpovídá za odložené svršky.

7. Organizátor akce je odpovědný za případné poškození či odcizení uměleckých předmětů, nábytku a zařízení umístěných v místnostech. Organizátor zajišťuje dozor tak, aby po celou dobu akce nezůstala místnost bez jeho dohledu (přestávky, apod.). Po skončení akce ručí organizátor za uvedení místnosti do původního stavu v době převzetí, uklizení, řádné uzavření oken, zamčení dveří a zhasnutí osvětlení.

8. Organizátor akce se zavazuje, že nahradí chybějící či poškozené předměty, které byly na akci zapůjčeny a uhradí v plné výši všechny škody vzniklé v souvislosti s pořádáním akce, a to ať už jeho pracovníky, nedodržením těchto zásad a podmínek smlouvy či účastníky akce.

9. Organizátor akce odpovídá za to, že nejdéle do 15 min po ukončení akce bude zapůjčená místnost uzamčena a návštěvníci do 30 min opustí budovu. Odpovědný zástupce organizátora odchází poslední.

10. Organizátor informuje účastníky akce o tom, že není povolen jejich volný pohyb po budově. Pro účastníky je vymezen přístup nejkratší cestou od vchodu do budovy do místnosti konání akce a zpět, dále pak přístup k nejbližším sociálním zařízením a do bufetu.

11. Organizátor důrazně upozorní účastníky akce, že v celé budově platí zákaz kouření

12. Pokud organizátor akce, který nemá sídlo v budově Národní 3, zajišťuje v rámci akce občerstvení ze zdrojů mimo tuto budovu, je povinen zajistit odvoz odpadu, přepravek, kartonů, lahví, krabic, apod. z budovy. Odvoz je povinen zajistit pokud možno tentýž den, nejpozději však následující pracovní den do 9.00 hod.

Tyto Zásady jsou platné od 1. 4. 2008